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Digitalisierung von Einkaufsprozessen – ein Praxisbeispiel

Digitalisierung von Einkaufsprozessen – ein Praxisbeispiel

By In Allgemein On 12. April 2021


Routinearbeiten im Vertrieb, wie die Beantwortung von Preisinformationen, können digitalisiert werden. Dies ist auch möglich, wenn viele Parameter auf die Preisberechnung Einfluss haben. SAB hat ein derartiges Projekt mit der Power Oil Rostock GmbH erfolgreich umgesetzt. Die Vorteile: Das Team der Außendienst-Mitarbeiter hat Kapazität für anspruchsvollere Aufgaben und die Kunden erhalten im Handumdrehen die benötigte Information.

Die Power Oil Rostock GmbH, ein Tochterunternehmen der Hamburger GETREIDE AG, ist eine der größten Ölmühlen Deutschlands. Dieses Unternehmen bildet den gesamten Prozess von Kauf, Aufbereitung und Lagerung des Rohstoffes bis hin zur Verarbeitung der Ölsaaten ab. Als Endprodukt entstehen in diesem Unternehmen Speiseöl als Nahrungsmittel und Rapsöl als Energieträger sowie Rapsschrot als Tierfutter. Die Power Oil Rostock GmbH verarbeitet jährlich eine Million Tonnen Raps als Grundstoff für weitere Produktionsprozesse.

Digitalisierung entlastet das Außendienst-Team von Routinearbeiten
Die Aufgabe bestand darin, die Einkaufsprozesse der Power Oil Rostock GmbH zu digitalisieren. Ziel war es, Preisinformationen nicht nur wie bisher telefonisch oder persönlich durch einen Außendienstmitarbeiter zu kommunizieren, sondern zukünftig elektronisch (per E-Mail und per SMS) direkt an Lieferanten zu übermitteln.
Die Außendienstmitarbeiter werden dadurch von der routinemäßigen Beantwortung von Preisanfragen befreit und können sich auf anspruchsvollere Themen, wie die Betreuung der Lieferanten, konzentrieren.

Zahlreiche Parameter via Cloud-Services erfolgreich eingebunden
Die Preisgestaltung ist in dieser Branche komplex, da die Produkte an der Matif-Börse in Paris gehandelt werden und je nach Angebot und Nachfrage schwanken. Für die an die Lieferanten angebotenen Ankaufspreise müssen zudem entfernungsabhängige Transportkosten und eine für das Unternehmen notwendige Marge eingerechnet werden. Diese Marge hängt von firmeninternen aktuellen Gegebenheiten ab und wird mit entsprechenden Parametern täglich neu festgelegt.
Für die Zusammenstellung der Kalkulationsgrundlagen werden diverse Cloud-Services eingesetzt. So werden die aktuellen Preise der Matif-Börse in Paris über einen Web-Service abgerufen und in einer Datenbank gespeichert. Die in den Angebotspreis einzubeziehende Frachtkostenberechnung basiert auf entfernungsabhängigen Frachtpreisen und auf einer Entfernungsberechnung für die weitere Cloud-Services der Firma PTV, einem Tochterunternehmen der Porsche SE, genutzt werden. Diese Services bieten besonders zuverlässige Entfernungsberechnungen und sind für die Berücksichtigung LKW-spezifischer Gegebenheiten optimiert.
Für die Kommunikation der kalkulierten Preise an die Lieferanten werden die zugehörigen Kontaktdaten aus der ERP-Datenbank der Power Oil abgefragt, wobei nur Lieferanten einbezogen werden, die dem Erhalt elektronischer Werbung zugestimmt haben. Die angebotenen Ankaufspreise werden je nach Wunsch per E-Mail oder über einen weiteren Cloud-Service per SMS an die Lieferanten versandt.

Mobile Nutzung im Außendienst ein Muss
Damit die Mitarbeiter der Außendiensts auch mobil auf SmartPhones und Tablets mit diesem System arbeiten können, wurde ein modernes Content Management ausgewählt, mit dem eine responsive Web-Seite für die Vertriebsmitarbeiter der Power Oil Rostock GmbH gestaltet wurde. Hierbei wurde auf die Erfahrung des SAB-Implementierungspartners Firma wvnderlab aus Hamburg zurückgegriffen. wvnderlab hatte zusätzlich die Herausforderung zu meistern, dass das User Interface für diese Anwendung nicht nur ergonomisch und responsiv sein musste: Der schnelle Bildaufbau muss auch in Regionen, in denen keine schnelle Mobilfunk-Verbindung zur Verfügung steht, gewährleistet werden. In Regionen mit landwirtschaftlicher Produktion und geringer Bevölkerungsdichte ist dies immer noch eine Gegebenheit, die für ein gut funktionierendes System berücksichtigt werden muss.

System noch ausbaufähig
Für die Zukunft werden weitere Kommunikationskanäle, wie beispielsweise WhatsApp, und die Erstellung zusätzlicher Funktionen zur Unterstützung der Mitarbeiter des Außendiensts diskutiert. Denn das Potenzial der Digitalisierung ist in diesem Projekt noch nicht voll ausgeschöpft.