E-Mails automatisch verarbeiten und weiterleiten mit Microsoft Azure Logic Apps
By Autor In Allgemein On 8. Juni 2020
Mai 2020 – Viele kennen das Problem: Regelmäßig treffen E-Mails von den gleichen Absendern mit Anhängen ein, die angeschaut und wegsortiert werden wollen. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Rechnungen, Lieferscheine etc. Immer wieder „verstopfen“ sie mit ihren Anhängen in Form von PDF-Dateien, Bildern oder Office-Dateien unser E-Mail-Postfach.
Und das Nervigste: Die mit der Bearbeitung der Mails verbundenen Arbeiten wiederholen sich. Meist sind sie zeitraubend, mühselig und auch anfällig für Fehler, weil die Konzentration bei diesen Routinearbeiten nachlässt.
E-Mail-Bearbeitung automatisieren und Zeit sparen!
Automatisieren Sie diese Routinevorgänge. So bleibt das E-Mail-Postfach übersichtlich und Sie verschaffen sich Zeit für andere, spannendere Aufgaben. Eine Azure Logic App kann das Speichern der E-Mail-Anhänge, des Nachrichten-Inhalts (E-Mail-Body) sowie das Weiterleiten der Mail und die Einsortierung der Mail in einen anderen Ordner zuverlässig übernehmen.
Für die automatische Verarbeitung der E-Mails benötigen Sie ein Microsoft Azure-Konto, eine Azure Logic-App, die auf grafischem Wege schnell erstellt werden kann, und – ganz wichtig – einen Plan oder Prozess, wie eine eingehende Mail verarbeitet werden soll.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ich verarbeite beispielsweise meine Telekom-Rechnungen, die per E-Mails kommen, automatisch auf die oben beschrieben Art und Weise. Im Betreff steht meistens „Ihre Telekom Festnetz-Rechnung“. Die Rechnung selbst ist dann als PDF-Datei beigefügt.
In der Azure Logic App kann ich Mails filtern, die in meinem Posteingang landen, einen Anhang haben und im Betreff das Wort „Telekom“ enthalten:
Erfüllt eine eingegangene Mail diese Bedingungen, startet die Azure Logic App automatisch und unabhängig vom Zeitpunkt des Eingangs der Mail. Sie speichert den reinen Text (also ohne Formatierung mit HTML usw.). Diese Speicherung als „reiner“ Text kann später für automatisierte Text-Analysen verwendet werden. Welche Vorteile dies bringt, beschreibe ich in einem separaten Beitrag.
Die E-Mail-Anhänge werden in meinem Beispiel alle in einem Cloud-Speicher abgelegt. Hier werden sie in einem Microsoft Azure Blob-Storage gespeichert. Sie können aber auch ein Dropbox-Konto oder ein Google-Drive oder einen anderen Speicherort nutzen.
Ist der Anhang abgelegt, werde ich per Mail informiert:
Die Mail geht in einen dafür vorgesehenen Mail-Ordner meines Postfachs, damit sie nicht mehr in meinem Eingangsordner als „unbearbeitete Aufgabe“ liegt.
Zeit sparen dank Automatisierung
Auf diese Art und Weise lassen sie viele Vorgänge, die durch den Eingang von E-Mails ausgelöst werden, zuverlässig automatisieren. Der Empfänger der Mail selbst muss dafür keinen Finger rühren.
Und das Beste: Einfache Vorgänge lassen sich über die Microsoft Azure Logic Apps praktisch frei von aufwändiger Programmierung erstellen. Bei komplexeren Vorgängen, bei denen die Möglichkeiten der Azure Logic Apps nicht ausreichen, ist es möglich, an ausgewählten Stellen mit Programmierung nach zu helfen.
Wer mehr über die Microsoft Azure Logic Apps erfahren möchte, kann das hier nachlesen oder sich an mich wenden.