SAB Dokumenten-Upload-System – Professionelle Dokumenten-Platzierung leicht gemacht!
By Autor In Allgemein On 8. Juni 2020
Mai 2020 – Kennen Sie überquellende E-Mail-Eingänge mit unterschiedlichen Datenanhängen von Kunden, die erst mühselig gesichtet und sortiert werden müssen? Unsichere Übertragung per E-Mail, Kunden, die anrufen und fragen, ob die Informationen vollständig angekommen sind? Das muss nicht sein. Das SAB Dokumenten-Upload-System ist eine echte Hilfe für alle Unternehmer, die sehr viele externe Dokumente und Dateien aller Art erhalten und damit arbeiten müssen. Das System dient der Dokumenten-Platzierung zur Weiterverarbeitung und bietet eine Vollständigkeitsprüfung.
Individuelle Ordnerstruktur – für alle Branchen geeignet
Das SAB Dokumenten-Upload-System ist für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert und spart dem Unternehmer wertvolle Zeit, die sonst beim Sortieren der E-Mail-Anhänge verloren geht. Es ist für alle Branchen geeignet. Der Kunde gibt die Datenstruktur vor, mit der er die Dokumente am besten bearbeiten kann. Das SAB-Team passt das Upload-System individuell auf seine Bedürfnisse an. Damit ist das System in jede Organisation integrierbar.
SAB Geschäftsführer Stefan Scharr erklärt: „Einen Lieferwagen kann ein Handwerker überall kaufen. Aber wirklich effektiv arbeiten kann er nur mit dem Auto, das im Innenbereich auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist – mit Schubladen und Halterungen für sein Material und ausreichend Ladefläche. Und wir passen das Dokumenten-Upload-System so an, dass jeder Unternehmer perfekt damit arbeiten kann – ob Makler, Finanzierungsexperte oder Notar“.
Durchdachte Anwendung
Die Anwendung ist für den Nutzer, der das System vom SAB Kunden zur Verfügung gestellt bekommt, dank einer klaren, anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche denkbar einfach. Er fotografiert oder scannt die benötigten Dokumente ein. Nach dem Login über eine individuelle Zugriffserlaubnis platziert er die Dokumente oder andere hochgeladene Dateien in die einzelnen Ordner. Upload oder Drag & Drop sind möglich. Das System erkennt den Eingang der Dokumente und signalisiert dem Nutzer nach einer Vollständigkeitsprüfung mittels Ampelsystem, ob alle Ordner gefüllt sind oder wo noch nachgeliefert werden muss. Werden neue Dateien hochgeladen, versendet das System eine Nachricht an den zuständigen Mitarbeiter. Damit können weitere Arbeitsvorgäng sofort angestoßen werden, wenn die erforderliche Datei zu Verfügung steht.
Das SAB Upload-System ist über Browser und mobile Apps (iOS, Android) erreichbar und kann daher via PC oder Mac, Tablets oder Smartphones genutzt werden.
Die Ordner im Upload-System können vom Unternehmer individuell auch für externe Nutzer freigegeben werden. So kann beispielsweise ein Immobilienmakler einzelne Dokumente für die Bank oder den Architekten zugänglich machen.
Höchster Datenschutz
Da es sich bei den Dokumenten oft um sensible Daten handelt, hat das Thema Sicherheit oberste Priorität. Das SAB Dokumenten-Upload-System erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz Grundverordnung. Drei Firewalls und ein durchdachtes Sicherheitskonzept, das unerlaubte Zugriffe verhindert, schützen die Daten. Die parallele Speicherung der Daten auf mehreren Festplatten schützt vor Datenverlust durch eventuellen Festplatten-Ausfall. Tägliche Backups schützen zusätzlich davor, dass Daten versehentlich gelöscht werden. Das System arbeitet als „private Cloud“, so dass der Anwender die vollständige Kontrolle über seine Daten behält. Um vor Datenverlust durch „Katastrophen“ wie Brand, Diebstahl oder ähnlichen Ereignissen zu schützen, wird als weitere Möglichkeit eine Datensicherung in einem Cloud-Speicher der Deutschen Telekom genutzt, der die Daten in Deutschland speichert.
Alle Dokumente, die ein Nutzer hochlädt, werden mehrfach auf Viren geprüft. Damit bietet das SAB System einen echten Sicherheitsvorteil gegenüber Standard-Cloudlösungen.
Praxisnahe Ergänzungen
Die Ergänzung des SAB Dokumenten-Upload-Systems mit einer Texterkennung (OCR Optical character recognition) ist möglich. Mithilfe dieses Zusatzpaketes wird auf einen Blick der Bezug der Dokumente erkennbar. Auch das spart dem Unternehmer Zeit bei der Bearbeitung der Dokumente seiner Kunden.
Keine laufenden Kosten
Das SAB Dokumenten-Upload-System ist zu einem Festbetrag erhältlich. Laufende Kosten fallen nicht an. Das System wird vollständig geliefert und benötigt kein spezielles technisches Equipment, lediglich ein Internetzugang muss vorhanden sein.